Komputery, serwery czy urządzenia sieciowe stanowią podstawowe zaopatrzenie biura, jednak ich zakup za gotówkę może znacząco obciążyć firmowy budżet.
Z tego względu przedsiębiorcy coraz częściej wybierają leasing sprzętu IT, który pozwala rozłożyć koszt zakupu wybranego urządzenia na comiesięczne raty.
W tym artykule wyjaśniamy, jak działa leasing sprzętu IT, co może obejmować umowa oraz jakie warunki trzeba spełnić, aby sfinansować wybrane urządzenie elektroniczne.
Czym jest leasing sprzętu IT?
Leasing sprzętu IT to forma finansowania komputerów, laptopów czy innych urządzeń elektronicznych, w której firma leasingowa kupuje wybrane urządzenie i przekazuje je przedsiębiorcy do użytkowania w zamian za comiesięczne płatności rat.
Po zakończeniu umowy przedsiębiorca może wykupić urządzenie na własność, często za symboliczną cenę lub zwrócić je firmie leasingowej i np. podpisać umowę na nowszy sprzęt.
Jaki sprzęt IT można wziąć w leasing?
Leasing pozwala sfinansować zarówno pojedyncze urządzenie, jak i większy zestaw potrzebny do wyposażenia stanowisk pracy lub rozbudowy infrastruktury IT.
Najczęściej umowa leasingu obejmuje:
- Laptopy i komputery stacjonarne,
- Monitory i akcesoria komputerowe,
- Serwery i macierze dyskowe,
- Urządzenia sieciowe: m.in. routery, przełączniki, punkty dostępowe i urządzenia zabezpieczające sieć,
- Drukarki, skanery i urządzenia wielofunkcyjne,
- Tablety i smartfony,
- Sprzęt telekomunikacyjny i wideokonferencyjny,
- Oprogramowanie i licencje.
Potrzebujesz sprzętu IT dla swojej firmy?
Sprawdź naszą ofertę leasingu sprzętu IT i dopasuj finansowanie do potrzeb swojej firmy
Jakie warunki trzeba spełnić, aby dostać leasing na sprzęt elektroniczny?
Z leasingu sprzętu IT mogą skorzystać zarówno osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, jak i spółki cywilne, jawne czy z ograniczoną odpowiedzialnością.
Ostateczna możliwość uzyskania finansowania zależy jednak od indywidualnej oceny leasingodawcy oraz jego wymagań dotyczących m.in. stażu firmy i jej sytuacji finansowej.
| Cecha | Leasing operacyjny |
| Wkład własny | Od 0% do 45% wartości sprzętu. |
| Okres finansowania | Od 16 do 60 miesięcy. |
| Wartość wykupu | Najczęściej od 1% do 20%. |
| Płatność VAT | Doliczany do każdej raty miesięcznej. |
| Zaliczenie w koszty | Cała rata + opłata wstępna. |
| Czas decyzji i formalności | Procedura uproszczona, bez dokumentów finansowych. |
| Wymagane dokumenty | Wniosek, dowód osobisty, faktura proforma. |
| Ubezpieczenie sprzętu | Obowiązkowe ubezpieczenie majątkowe. |
| Po zakończeniu finansowania | Możliwość wykupu lub zwrotu sprzętu. |
Podczas oceny wniosku leasingodawca bierze pod uwagę zarówno przedmiot finansowania, jak i sytuację finansową przedsiębiorcy.
Znaczenie ma m.in. rodzaj, wartość i wiek przedmiotu, wysokość wkładu własnego, a także kondycja firmy, jej staż, dochody oraz historia spłaty dotychczasowych zobowiązań.
Czy nowa firma może dostać leasing sprzętu IT?
Leasing komputera, laptopa czy urządzeń sieciowych jest możliwy do uzyskania dla nowych firm często w procedurze uproszczonej, która charakteryzuje się minimum formalności.
Warunki leasingu sprzętu IT dla nowych firm mogą obejmować:
- Wpłatę własną: Najczęściej 20–25% wartości sprzętu, choć jej wysokość zależy od oferty i oceny leasingodawcy.
- Dokumenty: Dowód osobisty, dokumenty rejestrowe firmy oraz faktura proforma na finansowany sprzęt.
- Rodzaj i wartość sprzętu: Łatwiej uzyskać finansowanie na standardowy, nowy sprzęt IT o łatwej do określenia wartości rynkowej.
- Dodatkowe zabezpieczenia: W niektórych sytuacjach leasingodawca może wymagać dodatkowego zabezpieczenia umowy jak np. poręczenia innej firmy lub przedstawienia dokumentów finansowych.
Dowiedz się więcej: Leasing dla startupu — jakie są realne możliwości?
Leasing sprzętu IT a koszty firmy — jak go rozliczyć?
Przy leasingu operacyjnym przedsiębiorca może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów zarówno opłatę wstępną, jak i comiesięczne raty leasingowe.
Kosztem dla firmy mogą być również wydatki związane z eksploatacją sprzętu, takie jak serwis, naprawy czy ubezpieczenie.
Jeżeli komputer, serwer lub inne urządzenie jest wykorzystywane wyłącznie do działalności opodatkowanej, a przedsiębiorca ma prawo do odliczenia VAT, odliczenie może obejmować 100% VAT wykazanego na fakturach leasingowych.
Przykład:
Firma będąca czynnym podatnikiem VAT bierze w leasing operacyjny komputer o wartości 10 000 zł netto + 2 300 zł VAT. Umowa przewiduje opłatę wstępną w wysokości 2 000 zł netto + 460 zł VAT, a następnie miesięczne raty leasingowe.
Jeżeli komputer jest wykorzystywany wyłącznie do wykonywania działalności opodatkowanej VAT, przedsiębiorca może co do zasady odliczyć 460 zł VAT z opłaty wstępnej oraz VAT wykazany na kolejnych fakturach za raty leasingowe.
Jednocześnie opłata wstępna i raty leasingowe mogą, przy spełnieniu warunków podatkowych, stanowić koszty uzyskania przychodów.
Przeczytaj więcej: Komputer w firmie - jak go zaksięgować i amortyzować?
Leasing, kredyt czy zakup za gotówkę — co lepiej wybrać przy sprzęcie IT?
Przy planach związanych z zaopatrzeniem swojej firmy w infrastrukturę IT, przedsiębiorcy często rozważają — leasing operacyjny, kredyt firmowy lub zakup za gotówkę.
Każde z tych rozwiązań wiąże się z innymi kosztami, wymaganiami oraz wpływem na płynność finansową przedsiębiorstwa, dlatego wybór powinien być dopasowany do możliwości i potrzeb firmy.
| Cecha | Leasing operacyjny | Kredyt bankowy | Zakup za gotówkę |
| Własność sprzętu | Firma leasingowa aż do momentu wykupu. | Przedsiębiorca. | Przedsiębiorca. |
| Rozliczenie podatkowe | Cała rata miesięczna + opłata wstępna. | Odsetki od kredytu + amortyzacja. | Odpisy amortyzacyjne. |
| Podatek VAT | Płacony stopniowo (doliczany do rat). | Płacony z góry od pełnej kwoty. | Płacony z góry od pełnej kwoty. |
| Formalności | Uproszczone, minimum formalności. | Konieczność pełnej weryfikacji bankowej. | Brak formalności finansowych. |
| Wymiana sprzętu | Możliwy zwrot sprzętu i wymiana na nowy po zakończeniu umowy. | Sprzedaż we własnym zakresie. | Sprzedaż we własnym zakresie. |
Leasing operacyjny pozwala rozłożyć koszt zakupu na raty i ułatwia regularną wymianę sprzętu, natomiast zakup za gotówkę oznacza pełną własność od początku, ale wymaga jednorazowego zaangażowania większej kwoty.
Kredyt bankowy również umożliwia rozłożenie wydatku w czasie, jednak zwykle wiąże się z bardziej rozbudowaną procedurą oceny zdolności finansowej przedsiębiorcy.
Kiedy leasing sprzętu IT się opłaca?
Leasing sprzętu IT może być opłacalnym rozwiązaniem dla firm, które chcą rozłożyć koszt finansowania na raty i zachować środki na bieżącą działalność oraz bieżące inwestycje firmy.
Leasing sprzętu IT może być szczególnie korzystny, jeśli firma:
- Potrzebuje nowoczesnego sprzętu bez dużego wydatku na początku,
- Chce zachować środki na bieżącą działalność i inne inwestycje,
- Regularnie wymienia komputery lub inne urządzenia na nowsze modele,
- Potrzebuje wyposażyć jednocześnie większą liczbę stanowisk pracy.
Opłacalność leasingu zależy jednak od indywidualnej sytuacji firmy. Znaczenie mają m.in. wartość sprzętu, wysokość opłaty początkowej, okres umowy, wysokość raty, wartość wykupu oraz warunki oferowane przez leasingodawcę.
Dlatego, przed podpisaniem umowy warto więc porównać całkowity koszt leasingu z kosztem zakupu sprzętu za gotówkę lub finansowania go kredytem.
Leasing sprzętu IT: Najczęstsze pytania przedsiębiorców
Jakie urządzenia można wziąć w leasing?
Leasingiem można sfinansować m.in. laptopy, komputery stacjonarne, monitory, serwery, urządzenia sieciowe, drukarki, skanery, smartfony, tablety oraz sprzęt telekomunikacyjny.
Czy można wziąć w leasing oprogramowanie?
Tak, leasing może obejmować zarówno ogólne oprogramowanie biurowe jak i specjalistyczne programy dopasowane do konkretnych branż.
Co dzieje się ze sprzętem po zakończeniu leasingu?
W zależności od warunków umowy, przedsiębiorca może mieć możliwość wykupu sprzętu, jego zwrotu lub wymiany na nowe urządzenie. Szczegółowe zasady powinny być określone w umowie.
Czy można wziąć w leasing używany sprzęt IT?
Tak, jednak dokładne warunki będą zależeć od polityki konkretnego leasingodawcy oraz wieku, wartości i stanu technicznego urządzenia.
Czy leasing sprzętu IT wymaga wkładu własnego?
Nie zawsze, przedsiębiorcy o dłuższym stażu i stabilnej sytuacji finansowej mogą liczyć na leasing bez wkładu własnego.
